Privacy policy

Denna integritetspolicy beskriver hur Niranda Hotel AB, org.nr 556564-1288, behandlar personuppgifter i samband med bokning, digital incheckning, vistelse på hotellet, kontakt med hotellet samt användning av hotellets digitala tjänster. Policyn är framtagen för att ge tydlig information om hur personuppgifter samlas in, används, lagras och skyddas i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR).

1. Personuppgiftsansvarig
Niranda Hotel AB, org.nr 556564-1288, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter enligt denna integritetspolicy. Hotellets kontaktuppgifter är Arena Inn Hotel, Bogårdsvägen 32, 128 62 Sköndal, e-post: hello@arenainn.se

2. När personuppgifter behandlas
Personuppgifter kan behandlas när en gäst eller annan kontaktperson:
– bokar ett rum eller annan tjänst,
– genomför digital incheckning,
– bor på hotellet,
– kontaktar hotellet via e-post,
– telefon eller annat digitalt formulär,
– företräder ett företag eller annan organisation som bokar vistelse,
– använder hotellets webbplats eller andra digitala tjänster.

3. Vilka personuppgifter som kan behandlas
Hotellet kan behandla följande kategorier av personuppgifter:
– namn,
– telefonnummer,
– e-postadress,
– adress,
– bokningsuppgifter,
– ankomst- och avresedatum,
– betalnings- och faktureringsuppgifter,
– företagsuppgifter vid företagsbokningar,
– uppgifter som lämnas vid kontakt med hotellet,
– tekniska uppgifter kopplade till digital incheckning och användning av hotellets digitala system.

Hotellet efterfrågar som huvudregel inte känsliga personuppgifter. Om en gäst frivilligt lämnar uppgifter om exempelvis hälsa, allergier eller särskilda behov behandlas dessa endast i den utsträckning som krävs för att kunna hantera gästens önskemål och fullgöra hotellets åtaganden enligt tillämpliga regler.

4. Hur personuppgifter samlas in
Personuppgifter samlas i första hand in direkt från den registrerade i samband med bokning, digital incheckning, betalning eller kontakt med hotellet. Uppgifter kan också komma från tredje part, till exempel bokningsplattformar, arbetsgivare, resebyråer eller annan person som bokar vistelsen för gästens räkning.

5. Ändamål med behandlingen
Hotellet behandlar personuppgifter för att kunna:
– administrera bokningar och vistelser,
– genomföra digital incheckning och identifiera gästen,
– hantera betalningar, fakturering och kundservice,
– kommunicera före, under och efter vistelsen,
– hantera frågor, klagomål, supportärenden och säkerhetsrelaterade händelser,
– uppfylla rättsliga skyldigheter enligt lag,
– i förekommande fall skicka information eller marknadsföring när sådan behandling är tillåten enligt lag eller grundas på samtycke. 

6. Rättslig grund för behandlingen
Behandlingen av personuppgifter sker med stöd av en eller flera av följande rättsliga grunder:

– Avtal – när behandlingen är nödvändig för att fullgöra en bokning eller tillhandahålla hotellvistelsen. 

– Rättslig förpliktelse – när hotellet måste behandla eller bevara uppgifter enligt lag, exempelvis enligt bokföringsregler. 

– Berättigat intresse – när hotellet har ett legitimt behov av att exempelvis hantera kundservice, säkerhet, administration eller begränsad uppföljning av verksamheten, under förutsättning att den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter inte väger tyngre.

– Samtycke – när behandling sker på grundval av ett frivilligt lämnat samtycke, exempelvis i vissa fall för marknadsföring. Ett samtycke kan när som helst återkallas.

7. Bokningssystem och digital incheckning
Arena Inn Hotel använder Mews som bokningssystem och som del av hotellets digitala gästhantering. Personuppgifter kan därför behandlas i de system som används för bokning, digital incheckning, vistelseadministration, kommunikation och betalningshantering, i den mån detta är nödvändigt för att tillhandahålla tjänsten.

8. Lagringstid
Personuppgifter sparas inte längre än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka de samlades in. Arena Inn Hotel tillämpar som huvudregel en lagringstid om två år för uppgifter kopplade till gästrelation, bokning och vistelse, om inte längre lagring krävs enligt lag eller behövs för att hantera ett rättsligt anspråk, en reklamation eller annan berättigad fråga. Uppgifter som måste sparas enligt bokföringslagstiftning eller annan tvingande lagstiftning bevaras under den tid som följer av sådan lag.

9. Mottagare av personuppgifter
Personuppgifter kan delas med personuppgiftsbiträden och andra mottagare som behöver uppgifterna för att hotellet ska kunna bedriva sin verksamhet, till exempel leverantörer av bokningssystem, betalningslösningar, IT-drift, teknisk support och kommunikationstjänster. Personuppgifter kan även lämnas ut till myndighet när det följer av lag, förordning eller myndighetsbeslut.

10. Överföring utanför EU/EES
Om personuppgifter behandlas av leverantörer eller underleverantörer utanför EU/EES får sådan överföring endast ske i enlighet med GDPR och med lämpliga skyddsåtgärder, exempelvis Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler eller annan laglig överföringsmekanism.

11. Säkerhet
Hotellet vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, förstöring, ändring eller otillåten spridning. Skyddsåtgärderna anpassas efter behandlingens art och den risk som behandlingen innebär för den registrerades rättigheter och friheter.

12. Personuppgiftsincidenter
Om en personuppgiftsincident inträffar hanteras den enligt gällande dataskyddsregler. När en incident omfattas av anmälningsskyldighet kommer den att anmälas till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), och berörda personer informeras när detta krävs enligt lag. Exempel från hotellbranschen beskriver att incidenter dokumenteras och vid behov rapporteras inom 72 timmar.

13. Den registrerades rättigheter
Den som har personuppgifter registrerade hos hotellet har enligt GDPR rätt att:
begära information om vilka personuppgifter som behandlas,
begära rättelse av felaktiga uppgifter,
i vissa fall begära radering,
i vissa fall begära begränsning av behandling,
invända mot behandling som grundas på berättigat intresse,
i vissa fall få ut sina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format,
återkalla ett lämnat samtycke,
lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Begäran om att utöva dessa rättigheter skickas till hello@arenainn.se. Hotellet kan komma att begära ytterligare information för att säkerställa identiteten innan en begäran hanteras.

14. Cookies och webbplats
Om hotellets webbplats använder cookies eller liknande tekniker för funktion, statistik eller marknadsföring ska information om detta lämnas på webbplatsen. För cookies som inte är strikt nödvändiga bör samtycke inhämtas innan de används, i enlighet med tillämpliga regler.

15. Ändringar av policyn
Arena Inn Hotel förbehåller sig rätten att uppdatera denna integritetspolicy vid behov. Den senast gällande versionen ska hållas tillgänglig på hotellets webbplats eller lämnas ut på begäran.

16. Kontakt
Frågor om denna integritetspolicy eller om hotellets behandling av personuppgifter kan ställas till:
Niranda Hotel AB
Arena Inn Hotel
Bogårdsvägen 32
128 62 Sköndal
E-post: hello@arenainn.se

Den som anser att personuppgifter har behandlats felaktigt har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).